Reconectar ventas y marketing: prospección con IA y recomendaciones premiadas para un distribuidor que había dejado de vender
Kaleb Brasil, distribuidor de sistemas de automatización para el pequeño comercio, tenía el área comercial parada. Rediseñé el servicio de ventas y marketing como un único sistema.
Prospecciónya nadie llamando puerta a puerta
publicaciones sueltas en redes
Embudo de ventasNingún embudo y ningún proceso para buscar nuevos leads.
¿cliente nuevo? solo por recomendación
área comercial parada
Prospección sin llamar puerta a puerta.
Un proceso documentado en un SOP, en el que el equipo solo rellena una hoja de cálculo y un agente de IA en WhatsApp hace el primer contacto y puntúa el lead de 0 a 100.
Un piloto con un objetivo claro.
Calculado al revés: del objetivo de ventas al número de leads que tenía que entrar en el embudo cada semana.
Mensajes a escala.
En una sola semana de mayo, unos 1.850 mensajes enviados, más de 1.800 entregados y unos 1.400 mensajes recibidos de los leads.
Dos programas de recomendación.
Con recompensas, para clientes y para asesorías contables asociadas, apoyados en la mayor fortaleza de la empresa: estar muy bien recomendada.
- Mi papel
- Diseñador de servicios y estrategia: investigación, matriz CSD, benchmark, blueprint y SOP, diseño del piloto y de las métricas, construcción del sistema de prospección y coordinación del equipo
- Equipo
- Alan Gustavo (service design y estrategia), Marta Portela (marketing) y Priscila (comercial)
- Período
- Investigación desde noviembre de 2025 · proyecto de enero a junio de 2026
- Herramientas
- FigJam, Zaia (agente de IA), API de WhatsApp (Meta), Google Apps Script y Google Sheets, base pública de datos de empresas, Canva
Un área comercial que se había detenido
Kaleb vende y da soporte a sistemas de automatización comercial (punto de venta, stock, fiscal) para supermercados, tiendas de barrio, restaurantes y otros pequeños comercios.
Cada año, muchas empresas con potencial para ser clientes abren y cierran, y Kaleb necesita encontrar las nuevas. Para ello, contrataba personas para prospectar en la calle. Pero tardaban en entender el negocio, no se mantenían implicadas mucho tiempo y no traían el resultado esperado. A principios de 2026 ya nadie hacía ese trabajo, y el área comercial estaba parada.
El marketing lo llevaba una freelance y se reducía a publicaciones sencillas en redes sociales, sin conexión con las ventas.
La mayor fortaleza de la empresa ya estaba ahí
Antes de empezar el proyecto, todavía en noviembre de 2025, preparé un plan de investigación con un desafío claro: entender y cuantificar por qué era tan difícil concertar visitas con nuevos clientes.
- Con la CEO, reuní la información actualizada sobre clientes, ventas y lo que ya se había intentado.
- Organicé lo que se sabía en una matriz CSD, separando certezas, suposiciones y dudas. Entre las certezas: las recomendaciones traían al menos un cliente nuevo al mes, los clientes se quedaban por confianza y no por precio, y la empresa no tenía un embudo ni un proceso para buscar nuevos leads.
- Hice un benchmark con cinco competidores de la región, comparando funcionalidades, tipo de soporte, precio, segmentos y valoraciones en Google.
- Participé en una reunión con otros distribuidores y con la central, para escuchar lo que estaba haciendo cada uno.
La conclusión: no había una receta hecha. La solución tenía que encajar en el contexto de Kaleb. La empresa atiende muy bien y está muy recomendada. Lo que faltaba era un proceso para generar contactos nuevos sin depender de alguien llamando puerta a puerta.
“¿Cómo transmitir la confianza que los clientes ya tienen en Kaleb a comerciantes que todavía no la conocen?”
